Bir gün sosyal medya ajansınızla çalışmayı bırakmaya karar verdiğinizi düşünün.
Yeni bir ajans bulursunuz. Instagram hesabınızı devredersiniz. İçerik takvimi değişir. Yeni tasarımlar hazırlanır.
İlk bakışta sorun yok gibi görünür.
Sonra yeni ekip web sitenizle ilgili birkaç soru sorar:
“Alan adı hesabınızın erişimi kimde?”
“Hosting hangi firmada ve kimin adına kayıtlı?”
“WordPress yönetici hesabının bilgileri sizde var mı?”
“Sitenin yedekleri nerede?”
“Kullandığınız eklentilerin lisansları kimin hesabına bağlı?”
“Logo, grafik ve tasarım dosyalarının orijinalleri sizde mi?”
Bir anda konu Instagram’dan çıkar ve yıllardır fark etmeden biriktirdiğiniz dijital varlıkların kontrolüne gelir.
Belki alan adını ajans sizin adınıza almıştır ama hesap bilgileri onlardadır.
Belki hosting hesabını hiç görmediniz.
Belki web sitesinin WordPress yönetici bilgileri yalnızca ajansın teknik ekibindedir.
Belki tasarım dosyalarının orijinalleri bilgisayarınızda değil, ajansın arşivindedir.
Belki siteniz belirli bir lisansa, eklentiye veya ajansın kullandığı özel bir sisteme bağlıdır.
Ve belki de yeni ajans, mevcut sistemi devralmanın düşündüğünüz kadar kolay olmadığını söyler:
“Bu siteyi başka bir altyapıya taşımak için önce mevcut yapıyı çözmemiz gerekiyor.”
Bazen daha da ileri gidilebilir.
“Mevcut sistemi güvenli biçimde devralmak yerine yeniden kurmak daha doğru olabilir.”
İşte o anda yıllar boyunca ödediğiniz web tasarım, içerik, grafik, teknik geliştirme ve bakım çalışmalarının ne kadarının gerçekten sizin kontrolünüzde olduğunu düşünmeye başlarsınız.
Buradaki problem belirli bir sosyal medya ajansının kötü niyetli olması değildir.
Asıl problem, web siteniz ve diğer dijital varlıklarınızın ajans ilişkinizden bağımsız yaşayabilecek şekilde kurulmamış olmasıdır.
Bir ajansla çalışmak başka şeydir.
Dijital varlıklarınızı bir ajansa bağımlı hale getirmek başka.
Bu ikisi birbirine karıştırılmamalı.
Ajans değişir. Dijital varlıklarınız kalır.
Bir doktorun veya kliniğin ajans değiştirmesi olağan bir durumdur.
İhtiyaçlar değişebilir. Ekip değişebilir. Bütçe değişebilir. Hizmet kalitesi beklentiyi karşılamayabilir. Ya da klinik büyüdükçe daha farklı bir çalışma modeline geçmek isteyebilirsiniz.
Hiçbir ajansla sonsuza kadar çalışmak zorunda değilsiniz.
Bu nedenle web sitenizin ve dijital hesaplarınızın yapısı, “Bu ajansla çalışmaya devam ettiğimiz sürece” mantığıyla kurulmamalıdır.
Daha doğru soru şudur:
“Yarın bu ajansla çalışmayı bıraksak, dijital varlıklarımızı sorunsuz şekilde yönetmeye devam edebilir miyiz?”
Cevap net değilse ortada bir sahiplik ve erişim problemi olabilir.
Web siteniz sizin kliniğinizin dijital varlığıdır.
Alan adınız da öyle.
Hosting hesabınız, kurumsal e-posta hesaplarınız, web sitesinin içerikleri, görselleri, tasarımları ve lisansları da öyle.
Ajans bunları sizin için yönetebilir.
Fakat yönetmek ile sahip olmak aynı şey değildir.
En büyük hata: “Nasıl olsa ajans ilgileniyor” demek
Birçok doktor teknik konularla uğraşmak istemez.
Bu son derece anlaşılır.
Alan adı nedir, DNS kaydı nasıl değiştirilir, hosting nedir, WordPress yönetici hesabı nerede bulunur gibi konular doktorun günlük işi değildir.
Bu nedenle bütün teknik süreci ajansa bırakmak pratik görünebilir.
“Onlar biliyor.”
“Bir şey olursa ajansa sorarız.”
“Şifrelerle benim uğraşmama gerek yok.”
Sorun genellikle burada başlar.
Çünkü yıllar boyunca hiçbir problem yaşanmayabilir.
Ta ki ajansla yollar ayrılana kadar.
O zaman daha önce hiç ihtiyaç duyulmayan bilgiler bir anda kritik hale gelir.
Alan adı hangi hesapta?
Hosting kimin adına?
Yedek nerede?
Web sitesinin yönetici hesabı kimde?
Google hesaplarının sahipliği kimde?
Tasarım dosyaları nerede?
Kullanılan yazılım ve eklentilerin lisansları hangi hesaba bağlı?
Bu soruların cevaplarını bilmiyorsanız, aslında kendi dijital altyapınızın tamamını ne kadar kontrol ettiğinizi bilmiyorsunuz demektir.
Sosyal medya ile web sitesi neden aynı ajansın işi olmak zorunda değil?
Çünkü biri diğerinin alt hizmeti değildir.
Sosyal medya yönetimi; içerik üretimi, görsel ve video hazırlama, platform yönetimi, paylaşım planlaması ve topluluk iletişimi gibi işlere dayanır.
Web sitesi ise farklı bir uzmanlık ister.
Burada tasarımın yanında:
- kullanıcı deneyimi,
- mobil uyumluluk,
- WordPress veya farklı CMS altyapısı,
- teknik bakım,
- güvenlik,
- site performansı,
- içerik mimarisi,
- teknik SEO,
- alan adı ve hosting yönetimi,
- yedekleme,
- entegrasyonlar
gibi konular devreye girer.
Bir sosyal medya ekibinin çok iyi içerik hazırlaması, web sitenizin teknik olarak doğru yapılandırıldığı anlamına gelmez.
Aynı şekilde iyi bir web tasarım ekibinin başarılı Instagram videoları üretebilmesi de beklenmez.
Burada mesele iki hizmetten birinin diğerinden daha önemli olması değil.
Uzmanlıkların farklı olmasıdır.
Asıl risk, sistemin fark ettirmeden tek bir ajansa bağlanmasıdır
Bir ajans hem sosyal medya hesabınızı yönetiyor hem web sitenizi kuruyor hem alan adınızı ve hostinginizi kontrol ediyor hem grafiklerinizi hazırlıyor hem de dijital hesaplarınızı kendi çalışma düzeni içinde tutuyorsa, işler bir süre oldukça kolay ilerleyebilir.
Tek iletişim noktası vardır.
Bir sorun olduğunda tek kişiyi ararsınız.
Ancak zaman içinde bütün sistem birbirine bağlanabilir.
Web siteniz ajansın kullandığı bir hesap üzerinden yönetilebilir.
Grafik dosyaları ajansın arşivinde kalabilir.
Lisanslar ajans hesabına bağlanabilir.
Alan adı ve hosting erişimleri kurum çalışanlarından ziyade ajans ekibinde bulunabilir.
Web sitesinin nasıl çalıştığına dair teknik bilgiler dokümante edilmeyebilir.
Bunların her biri tek başına küçük görünebilir.
Bir araya geldiklerinde ise ciddi bir operasyonel bağımlılık ortaya çıkabilir.
Bu nedenle burada özellikle dikkat edilmesi gereken şey kötü niyet varsaymak değil, sistemin nasıl kurulduğuna bakmaktır.
Bir ajans sizi kendisine bağımlı hale getirmeye çalışmasa bile, sahiplik ve erişim doğru tanımlanmadığında sonuçta bağımlı bir yapı oluşabilir.
“Siteyi size teslim ettik” demek her zaman yeterli değildir
Web sitesinin size teslim edilmiş olması, dijital varlıkların tamamının kontrolünüzde olduğu anlamına gelmez.
Örneğin WordPress yönetici şifresini almış olabilirsiniz.
Peki alan adı hesabına erişiminiz var mı?
Hosting hesabına?
SSL sertifikasına?
Yedeklere?
Premium eklenti lisanslarına?
Web sitesinin kaynak dosyalarına?
Logo ve kurumsal grafiklerin düzenlenebilir dosyalarına?
Kullanılan görsellerin lisans bilgilerine?
Google hizmetlerinin yönetici hesaplarına?
Bunların her biri farklı olabilir.
Bu yüzden bir web sitesi teslim edilirken yalnızca sitenin kendisine değil, sitenin çalışmasını sağlayan bütün dijital varlık zincirine bakmak gerekir.
Ajans değiştiğinde web sitesinin baştan yapılması neden gündeme gelebilir?
Her ajans değişikliğinde web sitesinin yeniden yapılması gerekmez.
Fakat mevcut sistemin devralınması teknik veya hukuki açıdan sorunluysa yeniden yapım gündeme gelebilir.
Örneğin:
- Kod yapısı belgelenmemiş olabilir.
- Kullanılan eklentilerin lisanslarına erişilemiyor olabilir.
- Eski yazılımlar güncellenemiyor olabilir.
- Hosting hesabına erişim sağlanamıyor olabilir.
- Web sitesinin yedeği bulunmayabilir.
- Özel geliştirmeler hakkında dokümantasyon olmayabilir.
- Tasarımın kaynak dosyaları teslim edilmemiş olabilir.
- Site belirli bir ajans sistemine veya hizmetine bağımlı olabilir.
Yeni ekip bütün bunları tek tek çözmek zorunda kalır.
Bazı durumlarda mevcut site kurtarılabilir.
Bazı durumlarda ise yeniden geliştirmek daha güvenli veya ekonomik olabilir.
Bu ihtimal, yıllar boyunca siteye yapılan çalışmaların otomatik olarak çöpe gittiği anlamına gelmez. İçerikler, görseller, sayfa yapıları ve diğer varlıkların önemli bölümü yeni sisteme aktarılabilir.
Ancak bunların erişilebilir ve devredilebilir olması gerekir.
Web sitesini sosyal medya ajansından bağımsız tutmak ne kazandırır?
Web sitenizin ayrı bir web uzmanlığı tarafından yönetilmesi, yalnızca ajans değişikliğinde avantaj sağlamaz.
Daha baştan görev sınırlarını netleştirir.
Sosyal medya ekibi sosyal medya iletişimine odaklanır.
Web ekibi web sitesinin teknik ve yapısal tarafını yönetir.
Klinik ise bütün dijital varlıkların sahibi olarak kalır.
Bu modelde sosyal medya ajansı değişebilir.
Web ajansı değişebilir.
Hatta her iki ekip aynı anda değişebilir.
Ama alan adınız, hostinginiz, web siteniz, içerikleriniz ve diğer dijital varlıklarınız kurumun kontrolünde kalır.
İdeal yapı budur.
Ajanslar değişebilir.
Dijital mülkiyet ve erişim düzeniniz değişmek zorunda kalmaz.
Doktor veya klinik sahibi hangi bilgileri kendi kontrolünde tutmalı?
Burada teknik uzman olmanıza gerek yok.
Ancak aşağıdaki varlıkların nerede olduğunu ve kimin hesabına kayıtlı olduğunu bilmeniz gerekir:
Alan adı
Alan adınızın hangi firmada kayıtlı olduğunu, hangi hesap üzerinden yönetildiğini ve yenileme sorumluluğunun kimde olduğunu bilmelisiniz.
Hosting
Web sitenizin bulunduğu sunucunun hangi firmada olduğunu ve yönetim hesabına nasıl erişileceğini bilmelisiniz.
WordPress yönetimi
Web sitesinin yönetici hesabı kurumun kontrolünde olmalı ve gerektiğinde farklı bir web uzmanına erişim verilebilmelidir.
Yedekler
Web sitesinin yedeklerinin alınıp alınmadığını ve gerektiğinde nereden geri yüklenebileceğini bilmek önemlidir.
Grafik ve tasarım dosyaları
Logo, kurumsal kimlik, web tasarımlarına ait düzenlenebilir dosyalar ve sizin için özel hazırlanan grafiklerin hangi formatlarda teslim edildiği baştan netleştirilmelidir.
Lisanslar
Kullanılan premium tema, eklenti veya diğer yazılımların lisanslarının kimin hesabına bağlı olduğu bilinmelidir.
Dijital hesaplar
Web sitesiyle bağlantılı Google ve diğer platform hesaplarında sahiplik ile yönetici yetkilerinin kimde olduğu kontrol edilmelidir.
Buradaki amaç her hesabın şifresini doktorun kendisinin saklaması değildir.
Ama “Bütün bunlar nerede ve gerektiğinde nasıl erişirim?” sorusunun cevabı mutlaka olmalıdır.
Peki tek ajansla çalışmak tamamen yanlış mı?
Hayır.
İyi organize edilmiş bir ajans, web tasarım ve sosyal medya hizmetlerini aynı çatı altında başarılı şekilde sunabilir.
Sorun tek ajansla çalışmak değildir.
Sorun, ajansın sunduğu hizmetlerin birbirine bağımlı hale gelmesi ve dijital varlıkların sahipliğinin belirsizleşmesidir.
Tek ajansla çalışıyorsanız bile şu prensip değişmemelidir:
Alan adı sizin kontrolünüzde olmalı.
Hosting erişiminiz olmalı.
Web sitesinin yönetimi devredilebilir olmalı.
Yedekler ulaşılabilir olmalı.
Tasarım ve içerik varlıklarının teslim koşulları net olmalı.
Kullanılan lisansların kime ait olduğu bilinmeli.
Ajans değişikliğinde sitenin devredilebilir olması sağlanmalı.
Bunlar ajansla ilişkinizi zayıflatmaz.
Tam tersine profesyonel bir çalışma düzeninin göstergesidir.
Ajans seçerken sadece “Neler yapıyorsunuz?” diye sormayın
Doktor veya klinik sahibi olarak ajans görüşmelerinde genellikle şu sorular sorulur:
“Instagram yönetiyor musunuz?”
“Web sitesi yapıyor musunuz?”
“SEO çalışıyor musunuz?”
“Grafik tasarım dahil mi?”
Bunlar elbette önemli.
Fakat bir soru daha sormalısınız:
“Yarın sizinle çalışmayı bırakırsak, bize hangi dijital varlıkları ve erişimleri eksiksiz şekilde teslim ediyorsunuz?”
Bu sorunun cevabı size ajansın çalışma biçimi hakkında çok şey söyleyebilir.
Ayrıca şunları da netleştirin:
- Alan adı kimin hesabında olacak?
- Hosting kimin adına açılacak?
- WordPress yönetici hesabı kimin kontrolünde olacak?
- Web sitesi yedekleri nasıl tutulacak?
- Grafiklerin kaynak dosyaları teslim edilecek mi?
- Premium eklenti ve tema lisansları nasıl yönetilecek?
- Ajans değişikliğinde site nasıl devredilecek?
- Kurumsal hesapların sahipliği kimde olacak?
Bunları sözlü olarak bırakmak yerine mümkün olduğunca sözleşme ve proje teslim sürecinde yazılı hale getirmek daha güvenlidir.
Dijital varlıklarınız ajansın değil, kliniğinizin devamlılığına hizmet etmeli
Bir doktorun kliniği yıllarca faaliyet gösterebilir.
Ajans ise değişebilir.
Bugün çalıştığınız ekip yarın başka bir sektöre yönelebilir, şirket yapısını değiştirebilir veya sizin ihtiyaçlarınızı karşılamamaya başlayabilir.
Bu normaldir.
Normal olmayan, ajans değişikliğinin kliniğinizin dijital altyapısını da beraberinde götürebilecek hale gelmesidir.
Bu yüzden web sitenizi yalnızca “yapılmış bir internet sitesi” olarak düşünmeyin.
Alan adından hosting hesabına, WordPress altyapısından içeriklere, grafiklerden lisanslara kadar bütün sistem sizin dijital varlığınızdır.
Ajans bu sistemi sizin için yönetebilir.
Ama sistemin sahibi ve nihai kontrol noktası siz olmalısınız.
İyi bir ajans sizi kendisine mecbur bırakmaz; işini devredilebilir ve sürdürülebilir bir sistem kurarak yapar.
Web tasarım ile sosyal medya yönetimini ayırmanın en güçlü gerekçelerinden biri de budur.
Her iki alan kendi uzmanlığı içinde yürürken, kliniğinizin dijital varlıkları tek bir ajansın çalışma biçimine mahkûm kalmaz.
DoktorPress Web Works olarak web sitelerini yalnızca tasarlanan sayfalar olarak değil, uzun süre yönetilebilecek ve gerektiğinde başka bir ekibe devredilebilecek dijital yapılar olarak ele alıyoruz. Çünkü ajans değişebilir; ancak doktorun veya kliniğin dijital varlıklarının kontrolü değişmek zorunda değildir.
Sıkça Sorulan Sorular
Sosyal medya ajansım web sitemi de yönetiyorsa bunu değiştirmeli miyim?
Tek başına bu durum bir sorun değildir. Ajans web sitesini profesyonel şekilde yönetiyor ve tüm dijital varlıkların sahipliği ile erişimleri kliniğinizdeyse aynı ajansla devam edebilirsiniz. Asıl kontrol edilmesi gereken, ajans değişikliğinde sitenin ve hesapların sorunsuz biçimde devredilip devredilemeyeceğidir.
Alan adı neden ajansın hesabında olmamalı?
Alan adı kliniğinizin dijital kimliğinin temel parçalarından biridir. Ajans teknik yönetimi üstlenebilir ancak alan adının sahipliği ve yönetim erişiminin kurum tarafından kontrol edilmesi, ileride yaşanabilecek devir ve ajans değişikliği sorunlarını azaltır.
Ajans değiştirdiğimde web sitemi yeniden yaptırmak zorunda mıyım?
Hayır. İyi yapılandırılmış, erişimleri ve teknik bilgileri devredilebilir bir web sitesi başka bir ekip tarafından yönetilebilir. Ancak mevcut altyapının erişilemez, belgelenmemiş veya sürdürülemez olması durumunda yeniden geliştirme seçeneği gündeme gelebilir.
Web sitesi tasarım dosyalarını ajansın vermesi gerekir mi?
Bu konu projenin sözleşmesine ve yapılan çalışmanın niteliğine göre değişebilir. Bu nedenle logo, kurumsal kimlik, özel grafikler, tasarım kaynakları ve diğer dosyaların teslim koşullarını proje başlamadan önce açıkça belirlemek en güvenli yaklaşımdır.
Hosting hesabını doktorun kendisi mi yönetmeli?
Teknik işlemleri kendiniz yapmak zorunda değilsiniz. Ancak hosting hesabının nerede olduğunu, kimin adına kayıtlı olduğunu ve gerektiğinde erişimin nasıl sağlanacağını bilmeniz gerekir. Teknik yönetim uzman bir ekipte olabilir; sahiplik ve erişim belirsiz olmamalıdır.
İki farklı ajansla çalışmak daha mı güvenlidir?
Her durumda değil. İki ajansla çalışmak otomatik olarak daha iyi bir sonuç sağlamaz. Önemli olan web tasarım ve sosyal medya gibi farklı uzmanlıkların doğru kişiler tarafından yürütülmesi ve bütün dijital varlıkların klinik tarafından kontrol edilebilmesidir.